Giới thiệu
Hình dung điều này. Bạn đang quan tâm đến một sự thay đổi lớn trong quy trình tại công ty của mình. Sau khi gửi thông tin cập nhật qua email và gặp gỡ các bên liên quan chính, cuối cùng bạn đã sẵn sàng triển khai kế hoạch của mình. Một ngày sau khi chuyển đổi được thực hiện, bạn bắt đầu nhận được tin nhắn từ các đồng nghiệp bất mãn, tất cả đều có ba từ giống nhau:
“Không ai nói với tôi…”
Đây là một trải nghiệm khó chịu nhưng lại quá phổ biến ở các công ty thuộc mọi quy mô. Nếu không có một chiến lược truyền thông nội bộ được thực hiện tốt, thông tin cần thiết có thể bị mất, bị bỏ sót hoặc bị bỏ qua.
Truyền thông nội bộ yêu cầu mức độ chăm sóc và lập kế hoạch tương tự như truyền thông khách hàng, đối tác và tuyển dụng. Tuy nhiên, việc thiết kế hoặc cải tiến chương trình truyền thông nội bộ của bạn có thể gây khó khăn. Bài viết dưới đây sẽ chỉ cho bạn cách tạo một chương trình thành công trong khi tránh những trở ngại điển hình để nâng cao chiến lược giao tiếp với nhân viên của bạn.
Tại sao bạn cần xem xét lại các kế hoạch truyền thông nội bộ của mình
Giao tiếp hiệu quả ở nơi làm việc quan trọng hơn bao giờ hết. Khi ngày càng có nhiều công ty chọn làm việc từ xa lâu dài, ngày càng rõ ràng rằng môi trường làm việc của công ty sẽ không trở lại các chuẩn mực trước đại dịch.
Mặc dù làm việc từ xa có những lợi ích của nó, nhưng nó cũng khiến một số nhân viên cảm thấy mất kết nối với công việc và người sử dụng lao động của họ. Một nghiên cứu cho thấy 55% người trong lực lượng lao động Hoa Kỳ có ý định tìm kiếm một công việc mới trong 12 tháng tới. “Sự từ chức tuyệt vời” này đang đặt trọng tâm mới vào sự tham gia của nhân viên và do đó, truyền thông nội bộ.
Trong bối cảnh mới này, chiến lược truyền thông nội bộ của bạn không thể dựa vào cách tiếp cận đặt sẵn và quên nó đi. Nó cần phải chủ động, toàn diện và sáng tạo để thúc đẩy kết nối đã bị mất khi các điểm tiếp xúc trực tiếp biến mất.
Tin tốt là hầu hết các đầu mối truyền thông nội bộ đều chấp nhận sự thay đổi này trong vai trò và trách nhiệm của họ. Theo báo cáo của Gallagher State of the Sector, chỉ 5% tổ chức sẽ duy trì các hoạt động mà họ đã áp dụng vào năm 2020. Số còn lại đang lên kế hoạch cho những thay đổi lớn về văn hóa, quy trình và hệ thống.
Một kế hoạch truyền thông nội bộ có chủ đích có thể giúp các tổ chức quản lý các tác động ngày càng tăng của môi trường làm việc luôn thay đổi. Đây là một cơ hội to lớn để các doanh nghiệp suy nghĩ lại về cách họ giao tiếp với một đối tượng thường bị lãng quên — chính nhân viên của họ.
7 bước để hình thành chiến lược truyền thông nội bộ của bạn
Tạo một chương trình truyền thông nội bộ là một bài tập liên tục với sự cộng tác. Nó yêu cầu sự ưu tiên và mua hàng từ lãnh đạo, cũng như đăng ký thường xuyên với các nhà quản lý trên toàn doanh nghiệp của bạn.
Vì vậy, làm thế nào để khởi động một chiến lược truyền thông nội bộ?
Dưới đây là hướng dẫn bảy bước của chúng tôi để khởi chạy một chương trình truyền thông nội bộ thành công:
FANPAGE
Youtube
1. Đánh giá chiến lược truyền thông nội bộ hiện tại của bạn
Bạn có thể đã có một số quy trình giao tiếp nội bộ, vì vậy tốt nhất là bạn nên bắt đầu bằng việc nghiên cứu. Đã đến lúc đánh giá xem điều gì đang hiệu quả và điều gì không hiệu quả.
Một số điều bạn nên giải quyết ngay lập tức khi cải tiến chiến lược truyền thông nội bộ của mình bao gồm:
- Hiệu suất hiện tại của bạn: Hiệu quả của chiến lược hiện tại của bạn như thế nào? Điểm mạnh và điểm yếu lớn nhất của bạn là gì? Ai hiện đang tham gia vào việc định hình và thực hiện kế hoạch của bạn và bạn có thể thêm ai để cải thiện nó?
- Cuối cùng bạn sẽ ở đâu: Mục tiêu của bạn cho chương trình truyền thông nội bộ là gì? Đối tượng của bạn là ai? toàn bộ tổ chức hay một đơn vị kinh doanh được chọn? Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ là ngôi sao phía bắc của bạn khi bạn thiết kế chiến lược của mình.
- Bạn lên kế hoạch như thế nào để đạt được điều đó: Điều gì sẽ xảy ra để đạt được các mục tiêu của bạn (về nguồn lực, ngân sách hoặc công cụ)? Loại nội dung nào sẽ gây được tiếng vang lớn nhất đối với nhân viên của bạn?
- Sẽ mất bao lâu: Sự khác biệt giữa thời gian sẽ mất bao lâu so với tiến trình thực tế cho nhóm của bạn?
- Ai tham gia: Nhóm hiện tại của bạn có quá nhỏ không? Có quá nhiều đầu bếp trong nhà bếp? Đánh giá chiến lược hiện tại của bạn nên chỉ ra nơi bạn có thể thêm vào hoặc sắp xếp hợp lý nhóm comms nội bộ của mình.
Trả lời hoặc ít nhất là lập kế hoạch để giải quyết những lời nhắc này là điều quan trọng để đánh giá lại chiến lược của bạn. Câu trả lời của bạn sẽ làm sáng tỏ tầm nhìn bức tranh lớn của bạn trước khi đi sâu vào các chi tiết chiến thuật.
2. Đặt mục tiêu và tiến trình thực tế
Chiến lược truyền thông nội bộ mới của bạn sẽ không biến đổi trải nghiệm của nhân viên một cách kỳ diệu chỉ sau một đêm. Những việc này cần có thời gian, vì vậy điều quan trọng là phải giữ cho mục tiêu của bạn thực tế.
Một cách để đặt mục tiêu thông minh hơn là xem xét các điểm chuẩn nội bộ và lưu ý nơi bạn nghĩ rằng bạn có thể tạo ra tác động ngay lập tức. Bạn cũng có thể muốn gửi một cuộc khảo sát để hiểu rõ hơn về những gì nhân viên muốn từ chương trình của bạn.
Một số câu hỏi ban đầu bạn có thể hỏi để bắt đầu cuộc trò chuyện này bao gồm:
- Bạn muốn chiến lược truyền thông nội bộ của mình làm được gì cho công ty của bạn?
- Những lĩnh vực nào đang hoạt động tốt, tại sao những lĩnh vực đó đang hoạt động tốt, và những gì cần cải thiện?
- Bạn muốn đạt được mục tiêu của mình nhanh chóng như thế nào?
- Những công cụ hoặc nền tảng giao tiếp nào có sẵn dựa trên quy mô công ty, các ưu tiên và kỳ vọng của nhân viên về những gì nhân viên nên làm với thông tin được chia sẻ?
Trả lời những câu hỏi này sẽ vẽ ra một bức tranh rõ ràng hơn về những gì bạn muốn chiến lược truyền thông nội bộ của mình thực sự đạt được. Những mục tiêu này sẽ đóng vai trò là kế hoạch chi tiết cho việc thiết lập chiến lược của bạn, sau đó phát triển và duy trì nó theo thời gian.
Khi tạo mục tiêu, hãy cố gắng đảm bảo chúng tuân theo S.M.A.R.T. logic — nói cách khác, là các mục tiêu của bạn:
- Cụ thể: Xác định những gì bạn muốn hoàn thành bằng các thuật ngữ rõ ràng, đơn giản mà toàn bộ nhóm của bạn có thể hiểu được.
- Có thể đo lường: Tạo các cột mốc và mục tiêu có thể giúp bạn thấy tiến trình của mình đối với từng khía cạnh của mục tiêu.
- Có thể đạt được: Thật tốt khi có những tham vọng cao cả, nhưng bạn cần biết rằng mục tiêu của bạn có thể kiểm soát được và thực tế.
- Có liên quan: Trong trường hợp này, bạn sẽ cần tạo các mục tiêu được liên kết với việc phát triển nhóm của mình và được kết nối liền mạch với mô hình kinh doanh của bạn.
- Dựa trên thời gian: Tạo một khung thời gian cụ thể để đạt được mục tiêu của bạn nhằm duy trì trách nhiệm giải trình và tạo cơ hội để phản ánh về hiệu suất của bạn.
3. Xác định các chỉ số chính của bạn để theo dõi thành công
Cũng giống như hầu hết các khía cạnh khác của doanh nghiệp, chiến lược truyền thông nội bộ của bạn có thể và nên đo lường được. Để làm điều này, bạn cần chọn các chỉ số cốt lõi sẽ cho bạn biết liệu chiến lược của bạn có đang hoạt động hay không.
Những số liệu thống kê này sẽ giúp bạn xác định xem đồng nghiệp của bạn có sử dụng các tài nguyên đang được cung cấp hay không. Điều này có nghĩa là bạn có thể phân tích chiến lược của mình và tìm hiểu về những lĩnh vực nào cần chú ý hơn và những gì có thể bỏ qua. Ví dụ: bạn có thể thấy rằng nhóm của mình thích kênh này hơn kênh khác hoặc một số bộ phận nhất định quan tâm nhiều hơn đến thông tin liên lạc từ lãnh đạo điều hành hơn là đồng nghiệp hoặc người quản lý nhóm.
Không thể đo lường được một số thứ, chẳng hạn như phản hồi mang tính giai thoại. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải xây dựng dựa trên hiểu biết của bạn về trải nghiệm của nhân viên với dữ liệu. Dưới đây là một số chỉ số tiềm năng cần xem xét:
Chia sẻ xã hội
Một số liệu mà nhiều tổ chức bỏ qua là lượng chia sẻ xã hội mà nội dung của bạn nhận được. Các nghiên cứu chỉ ra rằng trung bình nhân viên có số lượng kết nối trên mạng xã hội cao gấp 10 lần so với một thương hiệu tiêu chuẩn. Việc trao quyền cho nhân viên của bạn để chia sẻ thông tin cập nhật về doanh nghiệp có thể làm được nhiều điều hơn là khiến họ cảm thấy được kết nối — nó có thể giúp đạt được các mục tiêu kinh doanh của bạn.
Với công cụ liên kết nội bộ như Sprout’s, bạn có thể phân tích tổng số lượt chia sẻ theo mạng, nội dung hoặc người dùng để hiểu rõ hơn về phạm vi tiếp cận tổng thể.
Chỉ số tương tác của nhân viên
Bao lâu thì nhân viên đọc nội dung của bạn? Họ có nhận xét, thích, chia sẻ hoặc bắt đầu thảo luận với nội dung của bạn không? Đo lường các chỉ số tương tác nội dung tổng thể của bạn có thể cung cấp thông tin chi tiết về những gì nhân viên của bạn sử dụng nhiều nhất.
Đội ngũ nhân sự và nhân sự của bạn cũng có thể có thêm thông tin chi tiết về mức độ tương tác của nhân viên, tùy thuộc vào cách họ thu thập thông tin cho các chương trình của riêng mình. Nếu bạn không thường xuyên cộng tác với họ, hãy liên hệ. Họ có thể bổ sung cho báo cáo truyền thông nội bộ của bạn bằng dữ liệu của riêng họ.
Các vấn đề về quản lý dự án
Việc chuyển đổi sang làm việc từ xa và kết hợp đã tạo ra những thay đổi lớn trong các chỉ tiêu lập kế hoạch nhóm. Quản lý dự án đã chuyển sang kỹ thuật số, giúp hợp lý hóa giao tiếp trong một số lĩnh vực, nhưng có thể gây ra trở ngại ở những lĩnh vực khác.
Việc áp dụng công nghệ ở cấp độ tổ chức luôn là một thách thức. Nếu nhân viên làm việc từ xa không nắm được thông tin về tiến độ của một dự án, điều đó có thể dẫn đến tình trạng mất kết nối và thất vọng. Trong một số trường hợp, nó thậm chí có thể thúc đẩy họ tìm kiếm công việc mới.
Để giữ cho nhân viên gắn bó, hãy chủ động trao đổi với các nhóm về các nút thắt trong quản lý dự án. Có thể có lợi ích khi thiết lập các tiêu chuẩn giao tiếp bằng công cụ hoặc nền tảng.
4. Phân đoạn và vạch ra đối tượng của bạn
Sau khi bạn có ý tưởng về những gì có thể thúc đẩy chiến lược thông báo nội bộ của mình, đã đến lúc xác định đối tượng cần nhắm mục tiêu. Nội dung của bạn phải luôn nhắm mục tiêu đến một đối tượng cụ thể, ngay cả khi nội dung đó là nội bộ. Điều quan trọng là phải tìm ra những thông điệp và định dạng nào sẽ phù hợp với các nhân viên khác nhau trong doanh nghiệp của bạn.
Một quan niệm sai lầm lớn khác là để có một chiến lược thông báo nội bộ thành công, bạn phải đưa tất cả mọi người vào tất cả các thông báo để minh bạch — điều đó không đúng. Trong khi nhân viên của bạn muốn cập nhật tin tức và thông tin công ty, việc áp đảo họ với quá nhiều chi tiết có thể khiến họ bỏ qua các bản cập nhật khi họ xem qua.
Việc vạch ra chiến lược cách tiếp cận thông tin liên lạc của bạn có thể giảm thiểu tình trạng quá tải thông tin. Hợp tác với các nhà lãnh đạo và các chuyên gia về vấn đề nội bộ để thảo luận về loại nội dung nào cần thiết hoặc hữu ích cho nhóm của họ. Thay vì gửi cùng một thông tin cho mọi người (bất kể vai trò, vị trí hay bộ phận), chiến lược truyền thông nội bộ của bạn nên tập trung vào việc cung cấp thông tin có liên quan đến đúng người, vào đúng thời điểm.
5. Xây dựng quy trình phê duyệt
Một phần quan trọng của việc lập kế hoạch chiến lược truyền thông nội bộ của bạn là tạo ra một quy trình phê duyệt cho nội dung của bạn. Điều này sẽ ngăn chặn bất kỳ lỗi không cần thiết nào, nhận xét bí mật hoặc tin tức vô tình bị xuất bản đến các bộ phận sai trong nhóm của bạn.
Đầu tiên, bạn cần xác định ai hoặc nhóm nào sở hữu chiến lược comms nội bộ của bạn. Nếu bạn không có nguồn thông tin liên lạc nội bộ chuyên dụng, ai sẽ đọc, viết hoặc phê duyệt các tin nhắn bạn gửi?
Tiếp theo, bạn cần biết những bên liên quan nào từ mỗi bộ phận có thể đóng góp vào quá trình phê duyệt nội dung. Trong hầu hết các trường hợp, trách nhiệm này thuộc về các nhóm tiếp thị — và vì lý do chính đáng. Đây là những thành viên trong nhóm tự tin nhất về khả năng truyền tải tiếng nói, thương hiệu và hình ảnh tổng thể của công ty.
Đội ngũ tiếp thị của bạn có trong tay hầu hết mọi cập nhật và chiến dịch của công ty, có nghĩa là họ có thể dễ dàng quản lý nội dung mới nhất và hướng đồng nghiệp đến các tài nguyên cụ thể trong ngành phù hợp với xu hướng có liên quan. Tất cả những khả năng này đều rất quan trọng cần có khi dẫn đầu các nỗ lực vận động chính sách của nhân viên. Một khả năng quan trọng khác — và một khả năng thường đến tự nhiên đối với các nhà tiếp thị — là tạo ra thông điệp xã hội ngắn gọn nhưng có tác động và phù hợp với nền tảng mà nó đang được chia sẻ.
6. Xác định các công cụ truyền thông nội bộ của bạn
Một số thông báo phù hợp nhất cho các kênh cụ thể. Các thay đổi trong quy trình nội bộ có thể phù hợp hơn với bản cập nhật qua email, trong khi một thông báo nhanh có thể thu hút nhiều sự chú ý hơn trên nền tảng nhắn tin nội bộ.
Slack là một dịch vụ trò chuyện và nhắn tin nội bộ tuyệt vời có thể tích hợp với các công cụ bạn đã sử dụng để có trải nghiệm làm việc hợp lý hơn. Cho dù bạn đang chia sẻ tài liệu nội bộ hay đang tìm cách lên kế hoạch cho các sự kiện cụ thể mà không cần bắt đầu chuỗi email dài vô tận, Slack có thể là lựa chọn của bạn.
Điều đó đang được nói, thông tin liên lạc nội bộ không chỉ là cập nhật và thông báo. Đó là cách thông tin đi qua một công ty, cho dù thông tin đó là từ C-suite, người quản lý bộ phận hay người quản lý dự án.
Nếu bạn không có sẵn cơ sở hạ tầng công nghệ để hỗ trợ các sáng kiến truyền thông nội bộ của mình, thì bây giờ là lúc bạn phải hành động. Một nghiên cứu gần đây cho thấy 77% nhân viên làm việc từ xa tin rằng họ được đối xử công bằng tại các công ty có giải pháp công nghệ tốt nhất. Ngược lại, chỉ 32% nhân viên làm việc từ xa tin rằng họ được đối xử công bằng tại các công ty có giải pháp công nghệ không đạt yêu cầu.
Công nghệ bạn sử dụng có thể giữ chìa khóa để tạo ra trải nghiệm bình đẳng hơn cho nhân viên từ xa và tại văn phòng. Nếu bạn muốn giúp duy trì sự hài lòng của nhân viên, bạn cần phải đầu tư.
7. Đánh giá tiến trình của bạn và tối ưu hóa
Các chỉ số hiệu suất chính của bạn không nên chỉ được sử dụng để theo dõi tiến trình. Học hỏi từ họ và liên tục tối ưu hóa những gì bạn đang làm để có kết quả tốt nhất có thể. Tiến hành đánh giá hàng quý hoặc thậm chí hàng tháng về chiến lược truyền thông của bạn và xây dựng những đánh giá này vào quy trình làm việc của bạn.
Gửi các cuộc khảo sát xung nhịp định kỳ có thể giúp bạn theo dõi cảm nhận của nhân viên về nội dung và nhịp giao tiếp của bạn. Hãy nhớ để lại một vài câu hỏi để có phản hồi cởi mở, để họ có cơ hội chia sẻ thẳng thắn những suy nghĩ của mình. Một số câu hỏi bạn có thể hỏi bao gồm:
- Bạn nghĩ chúng ta đang giao tiếp nội bộ tốt như thế nào?
- Chúng ta có đang làm mọi thứ có thể để giữ cho tầm nhìn của công ty luôn minh bạch không?
- Những trở ngại nào hạn chế bạn làm việc với những người khác trong các dự án?
- Bạn có tin rằng chúng ta có thể tăng cường giao tiếp giữa các phòng ban không?
- Những rào cản nào ngăn cản bạn giao tiếp nội bộ mỗi ngày?
- Chúng ta có thể cải thiện nhiều nhất về giao tiếp của công ty ở đâu?
Khi bạn liên tục đánh giá lại chiến lược truyền thông nội bộ của mình, hãy cho mọi người biết bạn đang lắng nghe. Chia sẻ những gì bạn đã học được và cách bạn đang lên kế hoạch điều chỉnh chiến lược của mình để thúc đẩy sự minh bạch và tin cậy.