Application integration (Tích hợp ứng dụng) hay enterprise application integration (Tích hợp ứng dụng doanh nghiệp, viết tắt là EAI) là quá trình kết nối các ứng dụng phần mềm được thiết kế độc lập để chúng hoạt động cùng nhau. Các doanh nghiệp dựa vào tích hợp ứng dụng để tăng hiệu quả, tự động hóa quy trình làm việc và tăng cường khả năng tương tác giữa các phòng ban và nhóm khác nhau.
Chìa khóa để nhận ra những lợi ích này là thời gian thực, giao tiếp hai chiều và các luồng dữ liệu hoạt động giữa các ứng dụng độc lập. Với việc trao đổi dữ liệu và các quy trình được liên kết với nhau, các doanh nghiệp có thể điều phối nhiều chức năng khác nhau trên tất cả các cơ sở hạ tầng và ứng dụng, thường trong một giao diện hoặc dịch vụ người dùng duy nhất.
1. Tích hợp ứng dụng đóng một vai trò cơ bản trong chuyển đổi kinh doanh
Tích hợp ứng dụng là chìa khóa để giải quyết các thách thức kinh doanh và thúc đẩy sự thay đổi trong tổ chức:
Tối ưu hóa và tự động hóa quy trình kinh doanh. Mang đến trải nghiệm được cá nhân hóa cho khách hàng và nhân viên trên nhiều điểm tiếp xúc kỹ thuật số.
Làm bằng chứng trong tương lai cho bối cảnh CNTT. Mở rộng các hệ thống kế thừa để hỗ trợ các mô hình kinh doanh mới, mở khóa giá trị của các khoản đầu tư hiện có bằng cách tiếp cận API ưu tiên. API được viết tắt bởi cụm từ tiếng Anh Application Programming Interface, tức giao diện lập trình ứng dụng.
Tuân thủ các yêu cầu của chính phủ số và các quy định. Giảm gánh nặng tuân thủ và đáp ứng các yêu cầu tuân thủ quy định bằng các chiến lược kỹ thuật số cung cấp khả năng đăng ký và gửi tài liệu hiệu quả cho các cơ quan chính phủ.
Phát triển thương mại điện tử. Có được cái nhìn tổng thể về các cam kết của khách hàng trên nhiều điểm tiếp xúc để mang lại trải nghiệm mua hàng trực tuyến vượt trội.
Kết nối doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B): Tối ưu hóa việc hợp tác với các đối tác kinh doanh và mở rộng phạm vi tiếp cận thị trường.
Nắm bắt insights của khách hàng: Có được cái nhìn 360 độ về doanh nghiệp và khách hàng. Tận dụng dữ liệu từ các nguồn bên trong và bên ngoài tổ chức để dự đoán nhu cầu và sở thích của khách hàng, tăng lòng trung thành và thúc đẩy lợi thế cạnh tranh.
2. Lợi ích hàng đầu của việc tích hợp ứng dụng
Tích hợp ứng dụng mang lại những lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, bao gồm:
Chia sẻ thông tin: Tạo một điểm truy cập duy nhất trên các hệ thống riêng lẻ để tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin. Người dùng từ các phòng ban khác nhau truy cập dữ liệu cập nhật, giúp cải thiện sự hợp tác giữa các cá nhân từ nhiều phòng ban.
Nhanh nhẹn và hiệu quả: Quy trình kinh doanh được sắp xếp hợp lý, tăng hiệu quả tổng thể. Giao tiếp dễ dàng hơn và công việc tốn ít thời gian và công sức hơn với chức năng và khả năng kiểm soát tốt hơn. Các công ty có thể phản ứng nhanh chóng với những thay đổi của thị trường, giảm thiểu tác động đến hoạt động kinh doanh từ những gián đoạn bất ngờ.
Dễ sử dụng: Tích hợp ứng dụng doanh nghiệp cung cấp một giao diện truy cập nhất quán, duy nhất cho nhiều ứng dụng, loại bỏ nhu cầu người dùng phải tìm hiểu các ứng dụng phần mềm khác nhau.
Giảm đầu tư và chi phí CNTT: Bằng cách kết nối các quy trình trên tất cả các kênh và ứng dụng, các hệ thống phần mềm mới và cũ được tích hợp dễ dàng, giảm đầu tư phần mềm ban đầu và liên tục.
Tối ưu hóa quy trình kinh doanh: Với quyền truy cập vào dữ liệu gần thời gian thực từ các ứng dụng có sẵn thông qua một cú nhấp chuột, các tổ chức có thể dễ dàng tận dụng quá trình tự động hóa bằng robot và các công nghệ tối ưu hóa quy trình khác để tạo điều kiện cho quy trình làm việc tự động.
3. Sự phát triển của tích hợp ứng dụng
Nhu cầu tích hợp các ứng dụng khác nhau lần đầu tiên xuất hiện vào những năm 1980 sau khi các công ty bắt đầu sử dụng công nghệ để kết nối các ứng dụng kinh doanh tại chỗ. Ví dụ, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) ban đầu thường được tích hợp với hệ thống kế toán, nhân sự, phân phối và sản xuất, cũng như các hệ thống back-end khác. Tích hợp giữa các ứng dụng này diễn ra ở cấp độ dữ liệu (giữa các cơ sở dữ liệu), được thực hiện phần lớn bởi các công cụ và công nghệ tích hợp dữ liệu, so với cấp độ ứng dụng.
Vào những năm 1990, mô hình phân phối dịch vụ ứng dụng phần mềm (software-as-a-service, viết tắt là SaaS) dựa trên đám mây đã xuất hiện và ngày càng thấy rõ rằng cần phải có một phương pháp tích hợp khác để tối ưu hóa giao tiếp giữa các ứng dụng đám mây mới hơn này và các ứng dụng tại chỗ hiện có. Các công nghệ tích hợp ứng dụng nhanh chóng phát triển để xử lý giao tiếp và hài hòa trong cảnh quan hỗn hợp mới này.
Vào đầu thế kỷ này, các giao diện lập trình ứng dụng (application programming interfaces, viết tắt là API) đã xuất hiện – và cung cấp cho các doanh nghiệp khả năng dễ dàng cung cấp dữ liệu qua Internet, vượt ra ngoài phạm vi tổ chức và sử dụng dữ liệu từ nhiều nguồn hơn nữa để có những hiểu biết sâu sắc hơn, phong phú hơn.
Ngày nay, các công ty thuộc mọi quy mô và ngành công nghiệp sử dụng tích hợp ứng dụng để kết nối các quy trình và trao đổi dữ liệu cũng như tăng hiệu quả cho doanh nghiệp:
Delaware Consulting International CVBA là công ty tư vấn toàn cầu hoạt động tại 12 quốc gia. Công ty tích hợp nhiều hệ thống đám mây khác nhau để duy trì hoạt động kinh doanh và đảm bảo hoạt động trơn tru. Sau khi xây dựng một trung tâm tích hợp kỹ thuật số, hoạt động kinh doanh của công ty đã tăng 487%.
Endress + Hauser giảm tổng chi phí hoạt động bằng cách sử dụng nền tảng tích hợp đám mây B2B luôn cập nhật, không có thời gian chết và truy cập tức thì vào các tính năng mới khi chúng có sẵn. Sau khi triển khai nền tảng này, công ty đã tăng tốc độ dự án lên gấp 5 lần, giảm chi phí và đạt được doanh thu ròng kỹ thuật số 50 triệu euro thông qua tích hợp đám mây B2B.
4. Tích hợp ứng dụng hoạt động như thế nào?
Tích hợp ứng dụng duy trì đồng bộ hóa giữa các ứng dụng khi một sự kiện hoặc dữ liệu thay đổi. Nó khác với tích hợp dữ liệu ở chỗ nó chia sẻ dữ liệu thay vì lưu trữ nó. Thay vào đó, tích hợp ứng dụng liên kết trực tiếp nhiều ứng dụng ở cấp độ chức năng, hỗ trợ việc tạo ra các ứng dụng và dịch vụ năng động và có khả năng thích ứng cao.
Tích hợp ứng dụng có thể dựa trên đám mây, chẳng hạn như ứng dụng SaaS CRM, nằm tại chỗ đằng sau tường lửa như hệ thống ERP truyền thống hoặc nó có thể được triển khai trong môi trường kết hợp, nơi các ứng dụng đám mây được lưu trữ trên các máy chủ riêng.
Các thành phần sau giúp liên kết các ứng dụng một cách hài hòa:
Giao diện lập trình ứng dụng (API): API là các thủ tục và quy tắc xác định cách các phần mềm khác nhau tương tác, cho phép các ứng dụng giao tiếp với nhau. Các API khai thác vào cấu trúc dữ liệu được chỉ định để giúp các nhà phát triển nhanh chóng truy cập vào chức năng của các ứng dụng khác.
Hành động hướng sự kiện: Một hành động hướng sự kiện xảy ra khi một trình kích hoạt – một sự kiện – khởi động một thủ tục hoặc một tập hợp các hành động. Sau đây là các ví dụ về các hành động theo hướng sự kiện: lập hóa đơn và thanh toán cho khách hàng sau khi đơn đặt hàng được gửi hoặc quản lý quy trình làm việc theo cơ hội để đặt hàng từ hệ thống ERP sang hệ thống CRM.
Ánh xạ dữ liệu (Data mapping): Ánh xạ dữ liệu trong hệ thống này sang hệ thống khác xác định cách dữ liệu sẽ được trao đổi, giúp việc xuất, nhóm hoặc phân tích sau này dễ dàng hơn. Ví dụ: một khách hàng nhập thông tin vào biểu mẫu liên hệ trong một ứng dụng. Dữ liệu sau đó được ánh xạ tới các trường tương ứng trong các ứng dụng liền kề.
5. Những thách thức tích hợp ứng dụng phổ biến
Khi được thực hiện đúng cách, tích hợp ứng dụng doanh nghiệp có thể giúp các tổ chức trở nên linh hoạt và nhanh nhẹn hơn. Tuy nhiên, nó cũng có thể là một công việc phức tạp.
Với việc lập kế hoạch cẩn thận và các công cụ phù hợp, tích hợp ứng dụng có thể giúp các doanh nghiệp phát triển mạnh trong môi trường cạnh tranh. Một số thách thức phổ biến mà tổ chức gặp phải khi thực hiện các dự án tích hợp ứng dụng bao gồm:
Thiếu sự hỗ trợ của cấp điều hành hoặc chiến lược: Các quyết định kịp thời ở cấp điều hành và một chiến lược chi tiết là cấp thiết cho sự thành công của một sáng kiến tích hợp ứng dụng.
Giao tiếp kém và thiếu hợp tác: Việc thực thi có thể bị cản trở do chính sách nội bộ và giao tiếp không hiệu quả. Tạo ra một kế hoạch mạnh mẽ để xây dựng sự đồng thuận và hỗ trợ quản lý thay đổi khi bắt đầu dự án.
Công cụ không phù hợp: Nếu không có các công cụ thích hợp để triển khai và hỗ trợ triển khai, dự án tổng thể có thể thất bại. Triển khai các công cụ hỗ trợ việc triển khai linh hoạt và có thể mở rộng.
Chiến lược sai lầm: Nhiều tổ chức coi EAI như một sản phẩm trong khi trên thực tế, nó là một kiến trúc. Căn chỉnh chiến lược này khi bắt đầu triển khai để đảm bảo mọi người đều ở trên cùng một trang.
Trọng tâm hạn chế: Mặc dù khoản đầu tư lớn nhất về thời gian sẽ là việc thực hiện các quy trình tích hợp, nhưng đừng bỏ qua tầm quan trọng của việc giám sát và thực hiện bảo mật.
Thiếu hụt lực lượng lao động: Trước khi dự án bắt đầu, hãy đảm bảo có đủ nguồn lực và bộ kỹ năng để hỗ trợ dự án. Bổ sung các nguồn hiện có có thể được yêu cầu.
Để thành công, một tổ chức sẽ cần một chiến lược EAI mạnh mẽ, một nhà tài trợ điều hành cũng như chuyên môn và kỹ năng để hướng dẫn, xây dựng và thực thi chiến lược, được hỗ trợ bởi một bộ công cụ tích hợp ứng dụng toàn diện.
Reference:
Insights.sap.com, What Is Application Integration? Retrieved on 26 January, 2022 from https://insights.sap.com/application-integration/
