Giới thiệu
Khi phát triển một quá trình chuyển đổi kỹ thuật số hiệu quả , có một số quyết định quan trọng phải phù hợp với một chiến lược và kế hoạch rõ ràng để hoạt động thành công. Những đánh giá quan trọng đó cần phải xảy ra để thành công và sẵn sàng cho một cuộc chuyển đổi kỹ thuật số là gì?
Đây là mọi thứ bạn cần biết …
Có rất nhiều lựa chọn chiến lược mà bạn phải thực hiện khi chuyển đổi kỹ thuật số để hoàn thành các mục tiêu của công ty. Trên thực tế, có hàng chục hoặc hàng trăm quyết định cần được thực hiện trong suốt dự án, thậm chí có thể hàng nghìn, tùy thuộc vào loại hình tổ chức của bạn. Những quyết định cơ bản này thiết lập các thông số và lan can cho một chiến lược dự án phù hợp.
Các kết luận trọng tâm này cần được nhóm hiểu rõ, hiểu rõ và cuối cùng là một phần của quản trị dự án tổng thể để đảm bảo sự liên kết.
1. Các mức độ của tuỳ chỉnh
Quyết định đầu tiên cần được thực hiện với tư cách là một tổ chức là việc chuyển đổi kỹ thuật số sẽ có thể tùy chỉnh như thế nào. Tôi biết bạn đang nghĩ gì, “Tôi đã nghe mọi người trong ngành nói rằng tôi không nên tùy chỉnh phần mềm của mình”. Thực tế đó là một tầm nhìn và mục tiêu cao cả. Thành thật mà nói, có thể bạn sẽ không đạt được nó, hầu hết các tổ chức đều không và khó để có thể đạt được nó.
Hầu hết công nghệ sẽ không phù hợp với 100% nhu cầu của một công ty, vì vậy có thể sẽ có một số mức độ tùy chỉnh để làm cho hệ thống hoạt động cho doanh nghiệp. Sau đó, câu hỏi trở thành thực sự cần thực hiện bao nhiêu tùy chỉnh? Có thể hữu ích nếu tích hợp và chuẩn hóa các hoạt động, quy trình kinh doanh và tận dụng phần mềm có sẵn , nhưng hãy cẩn thận với quá nhiều thay đổi.
Rất có thể, đó không phải là câu trả lời-hoặc. Nó không phải là có tùy chỉnh hoặc không có. Thông thường, nó ở đâu đó ở giữa. Các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp sẽ có những câu trả lời khác nhau. Ví dụ: các chức năng như tài khoản phải trả hoặc thanh toán cho nhà cung cấp nhanh hơn, đó có thể không phải là lợi thế cạnh tranh cho tổ chức, vì vậy việc thay đổi quy trình này để phù hợp với một phần mềm có thể không phải là vấn đề lớn.
Tuy nhiên, khi nói đến trải nghiệm khách hàng hoặc cách bạn sẽ sản xuất sản phẩm, đó có thể là tình huống mà bạn có một mô hình hoạt động khá tốt mà bạn muốn giữ lại. Luôn có các mức độ tùy chỉnh khác nhau cho dù là dự án nào.
2. Hệ thống đơn và hệ thống top đầu
Các nhà cung cấp Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (Phần mềm ERP) đã làm rất tốt việc bán một tầm nhìn không tưởng. Vùng đất mơ ước này về một hệ thống duy nhất sẽ làm mọi thứ cần thiết cho toàn bộ tổ chức. Đây là một chiến thuật bán hàng vì phần lớn các tổ chức sẽ không tìm thấy một hệ thống có thể làm được mọi thứ.
Sau đó, câu hỏi trở thành, một hệ thống ERP duy nhất là lựa chọn tốt nhất hay các công nghệ chuyên biệt cho các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp? Một lần nữa, đây không phải là câu trả lời này hay câu trả lời kia. Đó là một nơi nào đó ở giữa cho rất nhiều tổ chức.
Giả sử 60% – 80% những gì doanh nghiệp cần nằm trong một hệ thống ERP cốt lõi, một giải pháp tập trung tốt nhất có thể giải quyết các phòng ban hoặc khu vực khác của tổ chức mà ERP đơn lẻ không bao gồm.
Ví dụ: một giải pháp như CRM để bán hàng, HCM để quản lý nguồn nhân lực hoặc trí tuệ kinh doanh . Đó có thể là những lĩnh vực mà bạn sẽ chấp nhận và áp dụng giống tốt nhất, nhưng bạn cũng sẽ sử dụng một hệ thống ERP cốt lõi.
Đi vào dự án này, điều quan trọng là phải hiểu toàn bộ phổ của một hệ thống đơn lẻ so với cách tiếp cận công nghệ tốt nhất của giống.
3. Big Systems so với Niche Tech
Tương tự như các hệ thống đơn lẻ so với các hệ thống tốt nhất, điều quan trọng là phải xem xét loại nhà cung cấp phần mềm hoặc đối tác triển khai sẽ phù hợp nhất với tổ chức.
Các câu hỏi cần xem xét trong suốt quá trình đánh giá:
- Liệu sự hỗ trợ của các nhà cung cấp ERP lớn như SAP , Oracle hay Microsoft có phải là giải pháp tốt nhất?
- Văn hóa công ty là gì và nhà cung cấp tiềm năng có phù hợp với hệ sinh thái không?
- Công nghệ có phải là giải pháp tập trung cụ thể cho ngành hoặc cho một số chức năng nhất định trong doanh nghiệp của chúng ta không?
Đây đều là những quyết định quan trọng cần đưa ra vì rất nhiều tổ chức bị mắc kẹt trong tình trạng tê liệt phân tích , cố gắng tìm ra lộ trình công nghệ sẽ như thế nào mà không bị đóng băng giữa chừng. Đó là tất cả về việc trau dồi những giải pháp sẽ phù hợp nhất cho tổ chức.
Các nhà cung cấp như Epicor và Infor cung cấp các công nghệ cốt lõi cho doanh nghiệp không quá lớn và phức tạp như SAP hoặc Oracle, nhưng chúng không hoàn toàn nhỏ và thích hợp như một số sản phẩm khác trên thị trường.
Hiểu được các động lực khác nhau này sẽ giúp đảm bảo nhóm dự án được kết hợp thành công giữa các đối tác và tổ chức, cũng như hỗ trợ tốt nhất cho các công nghệ mới.
FANPAGE
Youtube
4. Tầm quan trọng của sự thay đổi
Trong số tất cả những điều trong danh sách cho đến nay, tôi nghĩ điều bị bỏ qua nhiều nhất là mức độ thay đổi. Bao nhiêu là một tổ chức thực sự sẵn sàng thay đổi và những rủi ro đi kèm là gì?
Nếu bạn là một tổ chức năng nổ hoặc một công ty công nghệ non trẻ đang thay đổi nhanh chóng, có thể có khả năng chấp nhận rủi ro cao hơn, điều đó có thể có nghĩa là một cách tiếp cận chiến lược kỹ thuật số khác dựa trên đó. Cũng có thể là vị trí của bạn ngày hôm nay không nhất thiết là nơi bạn muốn trong tương lai, nhưng sẽ không thực tế nếu nghĩ rằng bạn sẽ chuyển từ cực đoan này sang thái cực khác trong một sớm một chiều hoặc thậm chí trong ngắn hạn. Cần phải có một cách tiếp cận thực tế đối với những thay đổi gia tăng.
Một điều cần lưu ý là đôi khi có sự lựa chọn liên quan đến mức độ sẵn sàng của một doanh nghiệp, nhưng cũng có một số ngành và mô hình tăng trưởng cao, nơi mà sự thay đổi là ngay lập tức và không thể tránh khỏi.
Ví dụ, các nhà bán lẻ truyền thống sau Covid-19 đã buộc phải tham gia vào mô hình thương mại điện tử toàn bộ này nếu họ muốn tồn tại. Dù muốn hay không, họ phải làm. Bây giờ, đây là ngoại lệ chứ không phải là quy tắc, nhưng cần phải được công nhận về vị trí của tổ chức trong nền kinh tế và quỹ đạo tổng thể mà nó sẽ kết thúc.
Cách thế giới ngày nay, điều quan trọng là phải hiểu tổ chức rơi vào đâu trong toàn bộ phạm vi rủi ro và mức độ thay đổi như một phần của quá trình chiến lược kỹ thuật số. Điều này sẽ ảnh hưởng đến mọi thứ như:
- Các loại công nghệ được triển khai
- Các cải tiến quy trình có thể lớn đến mức nào
- Công nghệ được triển khai nhanh chóng như thế nào
- Bạn có thể giải phóng bao nhiêu để việc triển khai được lâu dài hơn và gia tăng hơn
Tất cả những điều đó đều bị ảnh hưởng bởi mức độ thay đổi.
5. Mô hình hoạt động trạng thái tương lai
Có lẽ khía cạnh phức tạp và tốn thời gian nhất trong danh sách của chúng tôi là mô hình vận hành trạng thái trong tương lai . Những lớp quyết định cực kỳ quan trọng này cần được thiết lập rất sớm trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số.
Bây giờ, vấn đề ở đây là hầu hết các nhà cung cấp phần mềm và tích hợp hệ thống sẽ nói với bạn rằng bạn không cần phải lo lắng về quy trình cơ bản này. Tôi ở đây để nói với bạn rằng đó hoàn toàn là một huyền thoại và điều đó sẽ khiến bạn rơi vào thảm họa nếu bạn tuân theo đơn thuốc đó.
Điều quan trọng là phải xác định rõ trạng thái trong tương lai, tái thiết kế các quy trình kinh doanh cũng như vai trò và trách nhiệm tương lai của lực lượng lao động trước tiên. Sau đó, triển khai các công nghệ phù hợp nhất với các chiến lược này.
Nếu công nghệ được lựa chọn và triển khai mà không có tầm nhìn rõ ràng đó, điều gì sẽ xảy ra là một trong hai điều:
- Tổ chức sẽ dành quá nhiều thời gian và tiền bạc để triển khai hệ thống vì nó không phù hợp với bất kỳ quy trình hiện tại nào và không có chiến lược thiết lập để phát triển hoặc thay đổi các quy trình này
- Hoặc, sẽ có các quy trình hiện tại cho mỗi lĩnh vực riêng lẻ của doanh nghiệp, tích hợp và tối ưu hóa dữ liệu sẽ lộn xộn và các phần khác nhau của hoạt động kinh doanh rõ ràng không hoạt động hướng tới một mục tiêu thống nhất.
Đó là một số điều cần suy nghĩ. Có một mô hình hoạt động rõ ràng để làm kế hoạch chi tiết cho quá trình chuyển đổi kỹ thuật số của bạn có tầm quan trọng cao.
6. Thay đổi chiến lược
Một thành phần khác thường bị bỏ qua và cần phải có một quyết định lớn được cố ý đưa ra sớm trong một dự án là Chiến lược quản lý sự thay đổi của tổ chức.
- Bạn sẽ làm cách nào để cho phép con người chấp nhận?
- Bạn định đưa mọi người đi cùng như thế nào?
- Vai trò và trách nhiệm của họ sẽ như thế nào?
- Bạn sẽ làm gì với khoảng thời gian thừa mà giờ đây bạn đã tự động hóa hoặc bị loại bỏ vì công nghệ mới?
Đó là tất cả những lựa chọn cần được thực hiện sớm vì một vài lý do. Nó ảnh hưởng đến quy trình kinh doanh tổng thể và trạng thái trong tương lai. Cách tốt nhất để đạt được kết quả hoặc giá trị kinh doanh mong muốn là xác định một chiến lược quản lý sự thay đổi sẽ giúp tổ chức đi đến đích cuối cùng.
Trừ khi công việc kinh doanh được tự động hóa 100% (điều này chưa từng xảy ra) thì sẽ có một thành phần con người cần được xem xét. Cuối cùng, một tổ chức có thể thực hiện tiêu chuẩn vàng của công nghệ đổi mới, nhưng nếu các hành vi tiền tuyến không tận dụng nó – thì điều đó không liên quan. Các chiến lược thay đổi và chấp nhận người dùng này cần phải được thiết lập đầy đủ trước khi có bất kỳ sự thay đổi công nghệ nào.
7. Di chuyển dữ liệu
Một quyết định lớn khác cần được thực hiện là xác định và cấy ghép chiến lược di chuyển dữ liệu vào doanh nghiệp là gì. Có rất nhiều quyết định phụ và quyết định vi mô cần được thực hiện trong phạm vi này. Ở cấp độ cao, một số quyết định quan trọng cần được tập trung vào dữ liệu hiện tại.
Thật dễ dàng để nghĩ rằng điều này chỉ đơn giản là chuyển từ một hệ thống cũ sang một hệ thống mới. Có, bạn có thể làm điều đó, nhưng sẽ mất rất nhiều thời gian để xóa dữ liệu đó, ánh xạ dữ liệu đó sang hệ thống mới và cuối cùng là di chuyển dữ liệu. Mặt khác, có thể chỉ cần chuyển dữ liệu chính và để lại tất cả dữ liệu giao dịch, nhưng điều đó sẽ tạo ra rất nhiều thao tác thủ công.
Tổ chức có tầm nhìn rõ ràng về những việc cần làm với dữ liệu và chiến lược dữ liệu tổng thể sẽ rất có thể có kết quả tốt nhất trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số.
8. Kiến trúc & Tích hợp Giải pháp
Bây giờ, điều cuối cùng cần nghĩ đến là kiến trúc giải pháp tổng thể . Quyết định đó cần được đưa ra sớm trong dự án để có một lộ trình rõ ràng cho công nghệ sắp được triển khai. Quá trình tích hợp rất quan trọng vì đó là nơi dữ liệu sẽ cư trú.
Tất cả những chi tiết này bao gồm cả quá trình di chuyển cần được xác định.
Nếu không có kiến trúc giải pháp rõ ràng được xác định sớm, thì việc triển khai sẽ mất nhiều thời gian hơn so với kế hoạch. Ngoài ra, mức độ thay đổi, chi phí dự án, số liệu giá trị kinh doanh, v.v. sẽ không có định hướng.
Reference:
Eric Kimberling (December 30, 2021), The Importance of Creating a Digital Strategy Roadmap, from https://www.thirdstage-consulting.com/the-importance-of-creating-a-digital-strategy-roadmap/