Tại sao Shadow IT là một vấn đề ngày càng tăng?
Vấn đề sử dụng Shadow IT ngày càng trở nên phổ biến trong những năm gần đây. Một nghiên cứu năm 2019 từ Everest Group ước tính rằng gần một nửa (47%) tổng chi tiêu cho CNTT ẩn “trong Shadow” – trước các hạn chế COVID-19, con số này có thể cao hơn nhiều do những người làm việc từ xa phải vật lộn với nguồn lực hạn chế trong thời kỳ đại dịch gây ra họ sử dụng thiết bị của riêng mình hoặc các giải pháp lưu trữ đám mây, chẳng hạn như các nhà cung cấp bên ngoài như Dropbox cho mục đích công việc thay vì các công nghệ đã được công ty phê duyệt.
Việc sử dụng Shadow IT có thể gây nguy hiểm cho tổ chức nếu không được kiểm soát.
Điều quan trọng là hạn chế các vấn đề tiềm ẩn mà Shadow IT có thể tạo ra. Những vấn đề này có thể bao gồm:
Phí tổn
Shadow IT thường có vẻ là một giải pháp tiết kiệm chi phí trong ngắn hạn, nhưng thực tế nó có thể gây tốn kém về lâu dài. Việc sử dụng các dịch vụ cá nhân hoặc mở rộng quy mô trong toàn doanh nghiệp có thể không thiết thực về mặt tài chính so với các lựa chọn dành riêng cho công ty. Ngoài ra, CNTT ẩn có thể dẫn đến tiền phạt do không tuân thủ, gây tổn hại đến danh tiếng của công ty trong trường hợp vi phạm dữ liệu và cần được hỗ trợ CNTT rộng rãi khi cần di chuyển hoặc ngừng cung cấp dịch vụ.
Hệ thống kém hiệu quả
Bản chất tổng hợp của vấn đề Shadow IT có nghĩa là khi một tổ chức không cung cấp cho nhân viên đủ nguồn lực để hoàn thành công việc của họ, nhân viên của nó sẽ tự cung cấp để giải quyết bất kỳ sự thiếu hụt nào. Điều này có thể dẫn đến hệ thống CNTT bị phân mảnh và thiếu tiêu chuẩn hóa, gây khó khăn cho một tổ chức trong việc quản lý cơ sở hạ tầng của mình một cách hiệu quả.
Sử dụng công nghệ trái phép thường có nghĩa là các biện pháp bảo mật thích hợp đã không được đưa ra. Điều này khiến công ty dễ bị vi phạm dữ liệu và vi phạm tuân thủ, có khả năng dẫn đến hậu quả tài chính và thiệt hại cho danh tiếng của công ty.
Mặc dù Shadow IT không phải là hiếm trong thế giới công nghệ cao ngày nay, nhưng nhiều tổ chức phải vật lộn với việc thiếu hoặc một nguồn chân lý duy nhất khi nói đến phân tích dữ liệu. Điều này có thể dẫn đến thông tin chi tiết không chính xác và các vấn đề tuân thủ làm xói mòn chất lượng báo cáo từ thời điểm đó.
Mất dữ liệu
Một trong những thách thức lớn nhất với Shadow IT là dữ liệu hoặc các tài sản khác được lưu trữ trong tài khoản cá nhân không thể truy cập được đối với những người khác trong công ty của bạn. Nếu một nhân viên từ chức, họ vẫn có thể duy trì quyền truy cập vào các tệp đó trong khi bạn rời đi mà không có bất kỳ phương tiện nào để xem hoặc truy xuất chúng – điều này có thể rất nguy hại nếu có thông tin quan trọng trên các máy chủ đó!
Ngoài ra, có thể không có các biện pháp bảo mật thích hợp cho các tài khoản cá nhân này, dẫn đến nguy cơ vi phạm và mất dữ liệu cao hơn. Điều này có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho công ty của bạn.
Điều quan trọng cần nhớ là Shadow IT không phải lúc nào cũng độc hại – nhân viên có thể chỉ đơn giản là đang cố gắng tìm ra một giải pháp hiệu quả hơn. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải giải quyết những vấn đề này và thiết lập các hướng dẫn rõ ràng về việc sử dụng tài khoản cá nhân cho các mục đích liên quan đến công việc.
Hiển thị
Người dùng tự cung cấp là một cách tuyệt vời để tăng sự nhanh nhẹn nhưng nó cũng khiến bảo mật CNTT dễ bị tấn công. Giải pháp? Bằng cách phân cấp quyền lực và nguồn lực, các tổ chức có thể đảm bảo rằng các lỗ hổng bảo mật không bị bỏ qua trong khi tăng tốc độ trong tổ chức của họ với ít rủi ro hơn trước đây!
Ngoài ra, nếu không có sự giám sát và quản lý thích hợp, Shadow IT có thể dẫn đến việc tạo ra các silo trong một công ty. Điều này cản trở sự cộng tác và có thể dẫn đến một quy trình làm việc rời rạc, cuối cùng ảnh hưởng đến năng suất tổng thể.
Các công ty cần giải quyết những thách thức này bằng cách thực hiện các chính sách và quy trình sử dụng tài khoản cá nhân tại nơi làm việc, cũng như thường xuyên xem xét và giám sát tất cả các hệ thống và thiết bị CNTT đang được sử dụng. Điều này có thể giúp đảm bảo khả năng hiển thị, bảo mật và cộng tác trong tổ chức.
FANPAGE
Youtube
Lợi ích của Shadow IT
Chúng tôi đã thảo luận về những hạn chế tiềm ẩn của Shadow IT nhưng cũng công bằng khi đánh giá một số lợi ích tiềm năng của nó.
Sử dụng Shadow IT có thể mang lại các lợi ích như truy cập nhanh hơn vào các tài nguyên cần thiết, giảm chi phí thông qua việc sử dụng các dịch vụ dựa trên đám mây giá cả phải chăng, tối ưu hóa tài nguyên CNTT hạn chế và cải thiện giao tiếp và cộng tác. Nó cũng có thể dẫn đến trải nghiệm người dùng tích cực bằng cách giảm bớt sự quan liêu.
Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhớ là những lợi ích này chỉ có thể được thực hiện đầy đủ nếu Shadow IT được quản lý và giám sát đúng cách. Nếu không có sự giám sát thích hợp, rủi ro có thể lớn hơn bất kỳ lợi thế tiềm năng nào.
Mỗi tổ chức phải cân nhắc những ưu và khuyết điểm và thiết lập các chính sách rõ ràng về cách Shadow IT sẽ được sử dụng tại nơi làm việc của họ.
Làm thế nào để Quản lý Rủi ro của Shadow IT
Quản lý rủi ro về CNTT liên quan đến việc hiểu và giải quyết các nhu cầu của nhân viên, có thể đạt được bằng cách hợp lý hóa các quy trình phê duyệt và làm cho chúng hiệu quả hơn. Điều quan trọng là các công ty phải nhận ra vai trò của họ trong việc tạo ra một môi trường mà nhân viên cảm thấy bị buộc phải tìm kiếm các giải pháp công nghệ trái phép. Bằng cách nhận biết và giải quyết những vấn đề này, các tổ chức có thể giảm thiểu các trường hợp CNTT bị che khuất.
Việc sử dụng Shadow IT là không thể tránh khỏi, nhưng nó có thể được quản lý thông qua các biện pháp xác định và giảm thiểu rủi ro hiệu quả. Doanh nghiệp nên thực hiện các bước sau để hạn chế rủi ro:
- Thực hiện kiểm tra thường xuyên tất cả các hoạt động kinh doanh có thể giúp phát hiện ra các trường hợp của Shadow IT và giải quyết mọi vấn đề tiềm ẩn.
- Ưu tiên các rủi ro, điều này giúp giảm thiểu các vấn đề tiềm ẩn và tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho các nỗ lực khắc phục. Các doanh nghiệp cần nhận ra vai trò của họ trong việc tạo ra một môi trường mà nhân viên cảm thấy bị buộc phải tìm kiếm các giải pháp công nghệ trái phép.
- Giao tiếp, cộng tác và đào tạo tất cả nhân viên về cách sử dụng an toàn và bảo mật tất cả các công cụ và công nghệ, cũng như giao thức thích hợp để cung cấp dịch vụ mới.
- Tận dụng công nghệ giám sát mạng để đảm bảo khả năng hiển thị và kiểm soát tất cả các thiết bị, ứng dụng và hệ thống.
- Tạo và thực thi các chính sách và thủ tục bảo mật.
Làm thế nào để loại bỏ Shadow IT
Việc sử dụng Shadow IT có thể có những tác động tiêu cực lâu dài đến một tổ chức. Đối với một điều, nó làm tăng chi phí và chuyển hướng tài trợ ra khỏi các chiến lược kỹ thuật đã được phê duyệt – điều này có thể dẫn đến các giải pháp tốn kém hơn trong tương lai nếu xu hướng này tiếp tục không được kiểm soát!
Với việc chuyển sang lực lượng lao động hoàn toàn từ xa hoặc kết hợp, các doanh nghiệp cần giải quyết vấn đề Shadow IT. Nếu doanh nghiệp của bạn cần đại tu CNTT, chúng tôi khuyên bạn nên thực hiện một số bước sau:
Bước 1: Cải thiện khả năng hiển thị
Với hệ thống quản lý và giám sát từ xa (RMM), nhóm CNTT của bạn có thể có được khả năng hiển thị theo thời gian thực vào văn phòng hoặc máy tính gia đình của họ. Họ sẽ có thể phát hiện phần mềm trái phép có thể khiến bạn có nguy cơ lây nhiễm phần mềm độc hại cũng như các lỗ hổng trong một điểm cuối trước khi nó được công khai!
Bước 2: Giao tiếp với người dùng
Thường xuyên thu hút phản hồi từ nhân viên về mức độ hài lòng của họ với các dịch vụ CNTT của bạn cũng như phần mềm và phần cứng mà doanh nghiệp của bạn sử dụng và nếu có bất kỳ điều gì bạn có thể làm tốt hơn hoặc đề xuất để làm cho công việc của họ hiệu quả hơn; sau đó sử dụng những thông tin chi tiết đó làm đầu vào cho các quyết định tuyển dụng trong tương lai để tất cả những người mới tuyển dụng vào văn phòng đều đã quen với các phương pháp / công cụ khác nhau mà doanh nghiệp của bạn tận dụng.
Bước 3: Cung cấp cho người dùng các công cụ được tối ưu hóa
Nếu một tổ chức có các dịch vụ trái phép, họ nên tiến hành phân tích kỹ lưỡng những dịch vụ không được phép sử dụng để loại bỏ những dịch vụ không cần thiết, điều này sẽ cải thiện tính bảo mật cũng như làm cho mọi thứ hiệu quả hơn!
Đảm bảo cung cấp cho nhân viên của bạn sự hỗ trợ mà họ cần trong quá trình chuyển đổi này, bao gồm chi tiết về cách các công cụ cũ của họ sẽ được thay thế và bất kỳ cập nhật cần thiết nào về thời điểm bạn triển khai từng công cụ mới.
Bài học rút ra
Mặc dù Các công ty dầu khí ngày nay phải đối mặt với một môi trường đầy thách thức, tuy nhiên với CNG, số hoá đã đem lại nhiều lợi ích vô cùng to lớn. Chuyển đổi số không chỉ về về công nghệ hiện đại tân tiến nhất, mà còn là chiến lược và văn hoá của của công ty, là hướng đến trải nghiệm của con người ( khách hàng và nhân viên), cách tổ chức bộ máy vận hành. Tất cả mọi thứ đã giúp CNG xuôn sẻ trên bước đầu số hoá doanh nghiệp thành công
Và hãy nhớ rằng, nếu bạn từng cảm thấy choáng ngợp với tất cả những thay đổi này, tìm kiếm đến sự trợ giúp của chuyên gia sẽ là một phương án vô cùng hữu hiệu đối với các bạn. Vui lòng liên hệ trực tiếp với các chuyên gia của Dr.SME nếu bạn có câu hỏi về những công nghệ mới nổi nào sẽ giúp tổ chức của bạn bứt phá trong tương lai khi chúng ta chào đón kỷ nguyên kỹ thuật số mới.
Dưới đây là một số sản phẩm/dịch vụ mới nhất của doanh nghiệp:
