Trong thập kỷ qua, các công ty đã bắt đầu tạo ra bước nhảy vọt trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số của họ bằng cách chuyển từ thiết lập ERP tại chỗ sang giải pháp ERP dựa trên CLoud. Ngày nay, với sự củng cố từ những người có tầm nhìn xa trong ngành như Gartner, xu hướng công nghệ đám mây đang gia tăng với tốc độ không thể tin được. Đối với những người vẫn đang hoạt động trên các hệ thống cũ, việc di chuyển sang đám mây này có thể xuất hiện dưới dạng các tổ chức chỉ đơn giản là tuân theo. Tuy nhiên, khi chúng ta thấy ngày càng có nhiều lợi ích cụ thể của công nghệ đám mây, rõ ràng là các giải pháp đám mây, trong rất nhiều trường hợp, giúp các tổ chức tránh được điều mà họ sợ nhất: thất bại.

1. ERP Failure là gì?

Không có định nghĩa chung về sự thất bại của ERP – mọi tổ chức đều có những mục tiêu khác nhau và những chiến lược khác nhau để đạt được những mục tiêu đó. Chính vì điều này, thất bại có nhiều biểu hiện khác nhau.

Đối với hầu hết các tổ chức, sự thất bại của ERP có thể được xác định bởi một số loại gián đoạn, cho dù nó liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ, kế toán hay quy trình làm việc nội bộ. Khi việc triển khai ERP vượt quá ngân sách, chuỗi cung ứng của bạn bị mất hoặc các mốc quan trọng nhất định trong quá trình thực hiện bị trì hoãn, hiệu ứng domino bắt đầu và thường có thể dẫn đến thất bại trong ERP.

Sự thất bại của ERP không phải là một sự ngẫu nhiên – có nghĩa là, lý do một dự án thất bại không phải là ngẫu nhiên. Một lý do phổ biến khiến chuyển đổi kỹ thuật số không ổn định là do nhóm thực hiện không lập kế hoạch chính xác và giảm thiểu rủi ro hoặc kiểm soát phạm vi. Nhưng có thể tránh rủi ro ngay từ đầu.

Nhiều lý do chính có thể là trước khi dự án hoặc chương trình bắt đầu: Chiến lược, mục tiêu và mục tiêu không rõ ràng, do đó việc lựa chọn ERP có thể không kỹ lưỡng, do đó nhu cầu của tổ chức không được đáp ứng VÀ / HOẶC không có lợi ích nào được tích lũy. Vì vậy, ngay cả khi dự án thành công, thì kết quả chung vẫn có thể là một thất bại trong kinh doanh.

2. Phát triển chiến lược kỹ thuật số

Không xác định và xử lý rủi ro là yếu tố phổ biến nhất của thất bại ERP. Trớ trêu thay, một phần lớn của thất bại ERP là tập trung vào thất bại, thay vì theo đuổi thành công. Dưới đây là cách một chiến lược ERP dựa trên đám mây có thể giúp các tổ chức giảm thiểu rủi ro tổ chức phổ biến và do đó, giảm khả năng thất bại của họ.

a. Tính kết nối

Nhiều giải pháp tại chỗ hoàn toàn phù hợp trong các hệ thống khép kín của riêng họ, nhưng thế giới đã đạt đến điểm bùng phát của việc áp dụng đám mây. Với các sự kiện thế giới gần đây thúc đẩy lực lượng làm việc từ xa và người tiêu dùng trực tuyến, hệ thống ERP dựa trên đám mây là duy nhất ở khả năng giúp các tổ chức duy trì kết nối hơn nữa. Chúng cho phép nhân viên truy cập hệ thống từ mọi nơi, miễn là có kết nối internet.

b. Sự nhanh chóng

Việc triển khai đám mây cung cấp thiết kế và cấu hình nhanh chóng, thường là thông qua các mẫu, để triển khai các quy tắc tiêu chuẩn, tích hợp tiêu chuẩn và di chuyển dữ liệu tiêu chuẩn. Cùng với đó, khách hàng có thể thiết lập và chạy với các mô-đun cốt lõi trong thời gian ngắn hơn. Mặc dù điều này hạn chế tính linh hoạt trong việc tùy chỉnh các chức năng của ERP để phù hợp với công ty của bạn, nhưng nó cho phép các tổ chức gặt hái lợi ích sớm hơn những gì có thể có với các giải pháp tại chỗ cũ. Tất nhiên, điều này phụ thuộc vào mức độ phức tạp của tổ chức và dấu ấn công nghệ hiện tại, nhưng nó giải quyết sự chậm trễ trong việc đạt được các mốc quan trọng trong suốt quá trình chuyển đổi.

Phần mềm Cloud ERP cho phép đồng bộ hóa các quy trình kinh doanh theo thời gian thực từ mọi nơi, với khả năng thu thập các phân tích tóm tắt, lập mô hình và lập ngân sách theo thời gian thực để giúp tổ chức tối ưu hóa các quy trình kinh doanh của mình. Bằng cách tiết kiệm thời gian với các chức năng chính này và nhìn rõ hơn bên trong các quy trình kinh doanh của bạn với phân tích, các tổ chức có thể luôn dẫn đầu hệ thống ERP của họ, thay vì bị tụt lại phía sau.

c. Sự an toàn

Với các giải pháp tại chỗ, bạn được để cho các thiết bị của riêng mình khi nói đến bảo mật. Điều này có nghĩa là, để tránh các vi phạm tốn kém và bảo vệ dữ liệu, các công ty phải chuyển nguồn lực sang CNTT. Điều này có thể làm trì hoãn việc triển khai, làm cho các dự án vượt quá ngân sách và nói chung là quá tải nguồn nhân lực. May mắn thay, khi ERP chuyển sang đám mây, nó liên tục trở nên nhanh hơn, thông minh hơn và an toàn hơn. Với ERP dựa trên đám mây, phần mềm mà bạn phụ thuộc sẽ chịu sự giám sát thường xuyên của các nhóm chuyên gia CNTT tận tâm, những người có thể dành thời gian của họ để theo dõi gian lận, vá phần mềm dễ bị tấn công và cập nhật sản phẩm. Điều này có nghĩa là bạn có thể thu nhỏ quy mô của các nhóm CNTT nội bộ của mình cho các tổ chức lớn.

Với ERP dựa trên đám mây, các tổ chức không phải tìm cách thiết lập phần cứng, nâng cấp phần mềm hoặc bảo trì dịch vụ, điều này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian. Điều này đặc biệt có lợi cho các doanh nghiệp nhỏ hơn có nhóm CNTT nhỏ hoặc các công ty không có nhóm chuyên trách về an ninh mạng. Một nhược điểm là bạn ít có khả năng kiểm soát được thời gian nâng cấp, tùy thuộc vào Nhà cung cấp.

d. Đáp ứng kỳ vọng về chi phí

Chiến lược đám mây có thể mang lại ROI tốt hơn với các mô hình định giá khác nhau, nhưng cần phải xem xét cẩn thận để đánh giá mức tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa việc lựa chọn phần mềm. Cloud ERP cung cấp một cách để các doanh nghiệp nhỏ hơn có được trải nghiệm phần mềm truyền thống mà không phải trả trước chi phí triển khai đắt đỏ. Do thực tế là ERP dựa trên đám mây được tính phí hàng tháng, nó vẫn có thể ít tốn kém hơn so với việc triển khai một hệ thống tại chỗ. Như đã nói, điều quan trọng là phải xem xét chi phí của mô hình dựa trên đăng ký cho mỗi người dùng theo thời gian và xác định điểm hòa vốn sẽ ở đâu so với giải pháp tại chỗ tương tự để đưa ra quyết định tốt nhất.

Reference:

Dominic Lyne (Feb 2, 2021). How Cloud Solutions Can Help You Avoid ERP Failure. Retrieved from https://www.thirdstage-consulting.com/how-cloud-solutions-can-help-you-avoid-erp-failure/