Khi một doanh nghiệp phát triển, chắc chắn sẽ có những thách thức và điều kiện thị trường luôn thay đổi — nhiều điều không thể lường trước được. Để tồn tại trong một thị trường cạnh tranh, siêu bão hòa, các công ty phải nhanh nhẹn và sẵn sàng xoay trục để tận dụng các cơ hội hoặc tối ưu hóa sự kém hiệu quả.
Thông thường, cần phải đưa ra những quyết định khó khăn, cho dù đó là điều chỉnh lại các hoạt động chiến lược và tài chính hay tái cấu trúc toàn bộ công ty. Nhưng thực hiện thành công những thay đổi tổ chức sâu rộng không phải là nhiệm vụ đơn giản. Nó đòi hỏi tầm nhìn, kế hoạch và quan trọng nhất là sự tham gia của tất cả nhân viên và các bên liên quan.
Một kế hoạch lộn xộn hoặc một cơ cấu lại không có sự hỗ trợ từ C-suite trở xuống sẽ chết khi đến nơi. Vậy, làm thế nào để bạn có thể tái cấu trúc một công ty một cách hiệu quả và thành công?
Bài viết này có câu trả lời của bạn.
Lý do Tái cấu trúc Công ty
Để tài trợ cho các cơ hội tăng trưởng và thúc đẩy sự tiến bộ, các công ty phải tham gia vào một cuộc săn lùng không ngừng để cắt giảm chi phí, có thể là hành chính, tổng quát hoặc liên quan đến bán hàng. Thông thường, các chiến lược giảm chi phí này liên quan đến việc tổ chức lại hoặc cơ cấu lại doanh nghiệp (hoặc một bộ phận trong doanh nghiệp).
Trên thực tế, theo McKinsey , “Khoảng 60% các công ty trong S&P 500 đã đưa ra các sáng kiến tái tổ chức và cắt giảm chi phí quy mô lớn trong vòng 5 năm qua”.
Thông thường, điều này được thực hiện vì một – nếu không phải là nhiều – trong số các lý do sau:
- Có các vấn đề về tổ chức – Các vấn đề thường gặp bao gồm xung đột phòng ban, sự kém hiệu quả nội bộ, không phù hợp nhân tài, lãng phí quan liêu, chồng chéo công việc, trách nhiệm giải trình hoặc gián đoạn giao tiếp.
- Một nhân vật chủ chốt đã rời công ty – Một số thành viên chủ chốt của công ty có thể có tác động quá lớn đến các quyết định kinh doanh và cơ cấu tổ chức.
Sau khi người đứng đầu bộ phận thiết kế của Apple, John Ive, rời công ty, CEO Tim Cook đã thúc đẩy một cuộc tái cấu trúc nhằm cân bằng lại động lực quyền lực giữa bộ phận thiết kế và vận hành. Điều này là do các quyết định về sản phẩm đã được đưa ra thiên về thiết kế và hình thức thẩm mỹ hơn tính thực tế và độ bền, dẫn đến chi phí không thực tế và phản hồi của khách hàng kém.
- Thị trường đang thay đổi – Các ngành công nghiệp và hành vi của người tiêu dùng có thể thay đổi theo xu hướng. Đôi khi cần phải tái cấu trúc để nắm bắt cơ hội mới hoặc tận dụng các thị trường, cơ sở người tiêu dùng, sản phẩm hoặc dịch vụ đang thay đổi.
- Công ty của bạn đang phát triển hoặc (đang thu hẹp lại) – Khi quy mô của một công ty biến động, cấu trúc nội bộ phải thay đổi cho phù hợp.
Ví dụ: Google đang phát triển với tốc độ cấp số nhân đến mức nó đang trở thành một nhiệm vụ bất khả thi để quản lý như một thực thể. Vì vậy, các nhà lãnh đạo của công ty đã quyết định phá bỏ khối tài sản khổng lồ bằng cách chia tay thành Alphabet Umbrella, bao gồm hơn 40 công ty con và công ty con, mỗi công ty có mục tiêu riêng và một CEO chỉ tập trung vào việc đạt được chúng. Cấu trúc này trông giống như :
Làm thế nào để tái cấu trúc một công ty một cách hiệu quả
Vì vậy, làm thế nào bạn có thể bắt đầu quá trình tái cấu trúc? Hãy xem xét năm bước sau.
Bước 1: Bạn đang Tái cấu trúc hay Định cấu hình lại?
Đôi khi, một doanh nghiệp cần những thay đổi sâu rộng trên toàn bộ thực thể. Và đối với các công ty khác, tất cả những gì có thể được yêu cầu là những sửa đổi nhỏ.
Một trong những quyết định quan trọng đầu tiên bạn phải thực hiện là chọn tái cấu trúc toàn bộ hoặc cấu hình lại đơn giản. Như Harvard Business Review lưu ý, hai yếu tố ảnh hưởng đến quyết định này:
- Mức độ năng động hoặc bất ổn trong ngành của bạn
- Bạn yêu cầu một sự thay đổi chiến lược khẩn cấp như thế nào
Theo nghiên cứu của họ, các thị trường chuyển động nhanh – những thị trường dao động về quy mô và phản ứng nhanh với các đối thủ cạnh tranh mới nổi – thường phản ứng tốt hơn với việc tái cấu hình vì quá trình tái cấu trúc có thể mất quá nhiều thời gian để hoàn thành. Nhưng đối với các công ty nhỏ hơn hoặc các công ty trong các ngành trải qua sự gián đoạn đáng kể, đại tu tổng thể có thể là cách tiếp cận tốt hơn.
Bước 2: Phát triển tiêu chí của bạn
Nếu cần thực hiện những thay đổi lớn , thì bạn cần phải vạch ra rõ ràng một kế hoạch hành động với các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, thực tế và kịp thời (SMART).
Thảo luận về những vấn đề bạn đang tích cực tìm cách khắc phục cũng như những cơ hội mà bạn hy vọng sẽ nắm bắt. Sau đó, xếp hạng từng tiêu chí này theo mức độ ưu tiên — chúng sẽ là điểm chuẩn bạn sử dụng để đánh giá các giải pháp thay thế cấu trúc tiềm năng và sau đó đo lường thành công của bạn.
Khi bạn suy nghĩ về các phương án tái cấu trúc, đừng quá yêu thích một kế hoạch hành động duy nhất. Thay vào đó, hãy chuẩn bị sẵn một số kế hoạch dự phòng để bạn có thể kiểm tra trong quá trình thực hiện, ứng phó với những gì hiệu quả.
Bước 3: Tập hợp đội phù hợp
Bạn cần có nhân sự phù hợp để cài đặt các thay đổi về tổ chức. Đối với nhóm quản lý chuyển đổi của bạn, những người chủ chốt sẽ phải đảm nhận nhiều vai trò khác nhau. Điều đó trông như thế nào phụ thuộc vào quy mô của công ty và ngành cụ thể của bạn.
Điều đó nói lên rằng, lý tưởng nhất là bạn muốn có sự kết hợp giữa các nhà lãnh đạo công ty và một nhóm nhỏ các cố vấn đáng tin cậy đại diện cho các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp.
Bước 4: Giao tiếp
Tái cấu trúc công ty có thể là một trải nghiệm đáng lo ngại, đặc biệt là đối với những nhân viên có thể lo lắng rằng những thay đổi này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến sự nghiệp hoặc tương lai của họ tại công ty. Sự không chắc chắn này là không lành mạnh cả ở cấp độ cá nhân và đối với toàn bộ công ty.
Khi bạn bắt đầu quá trình này, hãy minh bạch với ý định của bạn. Cân nhắc xây dựng hình dung về cấu trúc mới sẽ trông như thế nào và động cơ cơ bản cho những thay đổi. Theo The Balance : “Các bên liên quan, bao gồm cả nhân viên, có nhiều khả năng tham gia hơn nếu bạn không chỉ chia sẻ“ cái gì ”và“ tại sao ”mà còn giải thích các phương án thay thế bạn không chọn và tại sao.”
Hãy nhớ rằng, sự thay đổi cần có sự thích nghi. Và điều đó đặc biệt đúng nếu quy trình liên quan đến việc cắt giảm nhân sự. Cho nhân viên không gian và thời gian để ngâm mình, đặt câu hỏi và hiểu rõ cơ cấu lại sẽ như thế nào.
Bước 5: Theo dõi và chia sẻ thành công
Sau khi cơ cấu lại có hiệu lực, điều quan trọng là phải theo dõi chặt chẽ tình hình. Khi làm như vậy, bạn có thể xác nhận rằng bạn đang tiến tới mục tiêu của mình và thực hiện các chỉnh sửa nhỏ trong khóa học nếu cần.
Trong quá trình này, hãy đảm bảo thường xuyên nêu bật những chiến thắng của công ty để chứng minh rằng những thay đổi lớn đang có hiệu quả. Điều này có thể là bất cứ điều gì từ việc tăng ROI để chiếm thị phần lớn hơn.
Từ bên trong, khó hơn nhiều để có góc nhìn và nhìn thấy thành quả của những quyết định khó khăn. Bằng cách hào hứng với sự tiến bộ của mình, bạn có thể truyền cảm hứng cho nhân viên chia sẻ sự nhiệt tình của bạn và truyền niềm tin rằng công ty đang đi đúng hướng.
Nguồn: CFOhub
